Com evitar la memòria-polvoró (II)

En el post anterior parlava del concepte memòria-polvoró, dels avantatges de fer memòries reduïdes i ja anunciava que donaria algunes claus concretes per aconseguir-ho. Aquí les teniu:

  • 1. LA CLAU ESTÀ EN LA TRIA

Segur que l’organtizació fa moltes coses i que n’hi ha moltes que es fan cada any.

Tot el que fem és important, però cal destinar tantes pàgines a aspectes que es repeteixen d’una memòria a l’altra?

La clau està en la tria, en escollir exactament què volem explicar i quin espai destinem a cada cosa.

Les activitats que es repeteixen cada any no cal explicar-les amb tot detall

Les activitats que es repeteixen cada any no cal explicar-les amb tot detall

  • 2. LA MIDA IMPORTA, PERÒ L’ORDRE TAMBÉ

Sovint caiem en memòries eternes perquè seguim cada any la mateixa manera d’ordenar els conceptes.

Que internament diferenciem entre dos tipus d’activitats o dos tipus de projectes o dues línies d’actuació no significa que necessàriament haguem de presentar així la informació.

No té més sentit crear un apartat de “novetats” que reculli allò més destacable de l’any, sigui quina sigui la seva tipologia? Això ens permetrà ser més exhaustius en aquesta part i explicar amb menys detall la resta d’activitats, projectes o actuacions que fem cada any des de fa una pila d’anys.

Destinar un espai a les novetats ajuda a focalitzar en allò més remarcable

Destinar un espai a les novetats ajuda a focalitzar en allò més remarcable

  • 3. L’ÚS D’INFOGRAFIES

Una imatge val més que mil paraules i una infografia també. De fet, segons com, i en aquest cas, encara més.

Les infografies són interessants per dos aspectes. El primer és que ens ajuden a reduir espai, podem dir el mateix ocupant molt menys que si haguéssim de fer-ho amb text. El segon és que fan la memòria més visual i atractiva i, per tant, menys polvoró.

Les infografies ajuden a reduir espai i a presentar la informació de manera més atractiva

Les infografies ajuden a reduir espai i a presentar la informació de manera més atractiva

  • 4. CAL QUE RESPIRI

Perquè una memòria sigui atractiva i fàcil de digerir no només és important que sigui curta, que tingui informació rellevant i que tingui imatges. També cal que respiri. És preferible allargar una o dues pàgines i posar la informació més espaiada.

Textos esponjats, en lletra clara i llegible, sense paraules supèrflues són imprescindibles. Elements destacats com requadres, titolets i l’ús de negretes o de diferents colors són de gran ajuda també.

La combinació d'infografies, destacats i negretes ajuden a fer la pàgina més atractiva

La combinació d’infografies, destacats i negretes ajuden a fer la pàgina més atractiva

  • 5. REVISAR, REPENSAR, RETALLAR

Fer la memòria no és feina fàcil ni ràpida: cal mirar-la i remirar-la moltes vegades.

Cal deixar reposar la memòria i tornar-nos-la a mirar amb una mirada refrescada fent-nos algunes preguntes com:

  • Es pot expressar millor aquesta idea?
  • S’entén això?
  • És realment necessària aquesta dada?

És important no caure en les trampes de:

  • “ara ja està fet, ho deixo així, ja és tard per canviar-ho”
  • “és igual, no es notarà”

Si cal afegir un element nou ens hem de plantejar immediatament quin altre element s’elimina.

És important donar a llegir la memòria a altres persones. I, sobretot, fins i tot quan ja l’hagis donat per definitiva, cal tornar a fer l’última (i enèsima) lectura per esmenar possibles errors.

Hi estàs d’acord? Trobes a faltar alguna cosa? Tens algun exemple de memòria anual que creguis interessant compartir? Explica-ho en els comentaris!

(Totes les imatges d’exemple són extretes de la memòria 2012-13 dels Lluïsos de Gràcia)

 

Anuncis

Com evitar la memòria-polvoró (I)

La memòria d’una organització, així, tal qual, costa d’empassar.

És com un polvoró. Se suposa que t’hauria d’agradar perquè és típic, tradicional i només passa un cop a l’any, però en canvi, t’ofega una mica. T’ofega encara que tinguis sort i no t’agafi tos amb el polvoró a la boca…

La memòria costa d’empassar fins i tot internament, per què negar-ho? És temut aquell moment en què algú de l’equip deixa caure un “hem de començar a pensar en la memòria”.

I és que la memòria, com els polvorons, és la traca final, una traca final que no ve mai sola. En aquest cas, però, no culmina l’escudella, la carn d’olla, el rostit, les neules i els torrons; sinó que s’afegeix al menú de cada dia: actualitzacions de la web i les xarxes socials, enviament de butlletins, notes de premsa, campanyes de promoció i, potser, fins i tot la revista (si encara hi ha revista, que aquest és un altre tema).

Els que ens dediquem a la comunicació sabem que la memòria és un element important. És el document que recull l’essència de l’entitat, el que visibilitza la feina feta. Però també sabem que molt sovint externament no hi ha qui s’ho empassi.

Aquells documents de 30 i pico pàgines (amb sort) en què la gran majoria són repetides d’un any a l’altre no atrauen ni inciten a la lectura. A més, en els últims anys, per allò de reduir costos, hem passat de memòries a tot color a memòries a dues tintes, cosa que encara les fa més monòtones.

Llavors, per què seguir fent la memòria de sempre?

Els últims dos anys, des dels Lluïsos de Gràcia amb l’ajuda de l’estudi de disseny gràfic Verd Disseny, hem apostat per fer una memòria molt reduïda.

Hem passat de la memòria 2010-11, de 44 pàgines, a la memòria 2011-12 que era en format de gran quadríptic i a l’última, la memòria 2012-13, que és en format de gran tríptic (si, només té 6 pàgines!).

La memòria 2012-13 dels Lluïsos de Gràcia és en format de gran tríptic

La memòria 2012-13 dels Lluïsos de Gràcia és en format de gran tríptic

Hem comprovat els avantatges de fer memòries reduïdes:

  • Economia de missatges: diem menys però diem el que interessa
  • Estalvi econòmic en el cost de maquetació i en cost d’impressió
  • Permeten fer tirades més llargues i acaba servint com un document de presentació de l’entitat
  • En definitiva, les memòries reduïdes són més útils i digeribles

En el proper post donaré algunes claus concretes per evitar la memòria-polvoró.

Quatre reptes comunicatius del tercer sector

Satisfacció, orgull, celebració i alhora preocupació, consciència i lucidesa davant reptes importants són algunes de les emocions que van ser presents durant la presentació de l’Anuari 2013 del Tercer Sector Social de Catalunya a l’Auditori del Caixa Fòrum.

Satisfacció i orgull d’haver tirat endavant, una vegada més, una recerca rigorosa i ambiciosa sobre l’estat del tercer sector a Catalunya. Celebració perquè fa 10 anys del Llibre Blanc del Tercer Sector Cívicosocial, embrió de l’Anuari, La Taula i L’Observatori. Preocupació perquè amb la crisi econòmica la societat està patint molt i també les entitats socials que han d’atendre cada vegada més gent amb menys recursos. I lucidesa davant dels reptes importants que afronta el sector.

Presentació de l'Anuari 2013 del Tercer Sector Social de Catalunya

Presentació de l’Anuari 2013 del Tercer Sector Social de Catalunya

Més enllà de les xifres, i justament en base a elles, l’Anuari defineix quins són els 10 principals reptes del tercer sector:

  1. Atendre més persones destinatàries amb recursos limitats
  2. Agent actiu de transformació social
  3. Guanyar protagonisme en la prestació de serveis a les persones
  4. Un sector vertebrat amb necessitat de més col·laboració
  5. Desenvolupar el paradigma de confiança en la relació amb l’Administració Pública
  6. La complicitat social necessària: voluntariat i recursos
  7. Potenciar els equips tècnics: gestió de persones, marc laboral i noves competències
  8. Millorar el funcionament de les organitzacions
  9. Visió estratègica i bon govern de les entitats
  10. Visibilitzar l’impacte social i econòmic : medició de resultats i transparència
Anuari 2013 del Tercer Sector Social

Anuari 2013 del Tercer Sector Social

I jo em pregunto, quants d’aquests 10 reptes tenen a veure amb la comunicació? O, dit d’una altra manera, en quins d’aquests 10 reptes una bona política de comunicació hi jugarà un paper clau? Jo diria que, almenys, n’hi ha quatre.

1. La transformació social

El model comunicatiu ja fa anys que s’està transformant. Quines pistes ens dóna per la transformació social que perseguim?

En pocs anys hem passat del monòleg dels mitjans de comunicació tradicionals a la interacció que permetien les primeres webs, més tard a la conversa que afavoria la web 2.0 i, ara, a la col·laboració que es busca a través de les xarxes socials. Però han estat els agents de comunicació els que han afavorit aquesta transformació? O bé ha estat la pròpia ciutadania la que ha anat transformant els models a mida que apareixien nous canals?

Les entitats socials es poden plantejar ser més que un agent de transformació, poden ser també un canal de transformació. La societat es mou i canvia, i ho pot fer a través de les entitats! Vehiculem la participació ciutadana i, sobretot quan la ciutadania vagi per davant, afegim-nos als moviments d’iniciativa popular!

2. La complicitat social

Com podem aconseguir-la si no és explicant-nos? Explicar què fem, explicar per què ho fem, explicar què aportem a les persones i com això contribueix a tota la societat.

Aquí, la tècnica de l’Storytelling és i serà de gran ajuda. No es tracta només de dir, sinó d’explicar. No és una qüestió del que diem sinó de com ho diem. Perquè en comunicació no és tan important el que jo dic com el que tu entens. Tinguem-ho present!

El 46% de les entitats estan a les xarxes socials, segons revela l’Anuari. Aquest és un bon mitjà per guanyar complicitat social! Això si, si efectivament li traiem tot el suc, si conversem, dialoguem i col·laborem.

3. La  visió estratègica

Només un 58% de les entitats diu haver realitzat una reflexió estratègica formal, segons l’Anuari. Això deixa a moltes entitats presoneres del dia a dia i amb poca energia, temps i visió per dedicar-se als elements estratègics, que és el que pot fer créixer i consolidar les organitzacions.

Com posar-hi remei? Els equips de comunicació podem crear consciència entre les juntes de govern i els equips directius de la importància d’aquesta necessitat estratègica. Els professionals de la comunicació hem d’intentar deixar de ser “el/la de comunicació” que seu en aquella taula on cauen els temes un cop ja estan cuinats, per ser estrategues i participar en la presa de decisions des de l’inici perquè, al final, una bona política de comunicació basada en una mentalitat estratègica és clau per la consolidació i el creixement.

4. Visibilitzar l’impacte social i econòmic

Les persones que integren les organitzacions estan convençudes de la seva utilitat, però cal que ho estigui tota la ciutadania.

Només un 56% de les organitzacions fan o han començat a fer algun tipus d’avaluació o mesura de resultats. Així que probablement la contribució de la feina del tercer sector, malgrat els esforços per difondre-la, no deu ser tant coneguda com voldríem.

Una vegada més, els professionals de la comunicació hem de liderar el canvi de paradigma en relació a la difusió dels resultats. No es tracta només de difondre les dades que ens arriben d’algun altre departament o company de l’organització. Es tracta d’intervenir en el procés de definició de les dades a recollir per després poder-les difondre. Dit d’una altra manera, quan sigui el moment ja pensarem quina és la millor manera de difondre les dades, però primer cal que pensem quines dades volem difondre.

Evolució del Tercer Sector Social, segons l'Anuari 2013

Evolució del Tercer Sector Social, segons l’Anuari 2013

En definitiva, es tracta, com deia el director de l’Observatori del Tercer Sector, Pau Vidal, durant la presentació de l’Anuari 2013, d’evitar que la crisi es converteixi en una oportunitat perduda i respondre al canvi d’època en què estem per tal de construir unes organitzacions del segle XXI socialment i econòmicament viables.

Creus que la comunicació pot jugar un paper clau en aquest sentit? Creus que pot ajudar en algun altre dels 10 reptes marcats per l’Anuari?

Pots consultar el Document de síntesi de l’Anuari 2013