L’horror de la base de dades

Per què per moltes entitats socials la base de dades és una batalla, una creu, un via crucis? M’aventuro a assenyalar la combinació de dos factors: un, costa molt trobar una eina que s’adapti a les especificitats de cada entitat (i encara costa més si es vol que sigui una eina gratuïta o molt econòmica); i dos, és un d’aquells temes que no se sap ben bé a qui correspon. Atenció als socis i usuaris? Administració? Comptabilitat? Comunicació?

La base de dades és una pedra a la sabata. Cada “x” temps torna a aflorar sobre la taula i mai no s’acaba de resoldre definitivament. La informació que hi ha d’haver a la base de dades, la importància de no generar bases de dades paral·leles per a cada àmbit o projecte, les aplicacions que necessitaríem que tingués, la gestió que se n’ha de fer i l’actualització de les dades són debats recurrents.

 

Les oportunitats perdudes

Però el més dramàtic de la base de dades no és que costi molt aconseguir-ne una bona gestió sinó que, en conseqüència, una mala gestió de les dades genera errors, frustració i oportunitats perdudes.

Errors, per exemple, perquè les comunicacions no arriben a qui han d’arribar. El pitjor dels casos: quan arriben a nom d’una persona difunta. Llavors, “tierra trágame”. Frustració perquè qualsevol professional vol tenir totes les eines necessàries a l’abast per fer la seva feina de la millor manera possible, i una bona base de dades és una eina necessària. I oportunitats perdudes, una conseqüència que potser no és la que més destaca (sovint, quan perdem una oportunitat ni tan sols sabem que l’hem perduda) però justament per això val la pena aturar-s’hi.

 

La porta oberta

Per una organització, també pel que fa a la comunicació, tenir una bona base de dades és fonamental. Una base de dades completa, actualitzada, amb diferents camps, amb possibilitats de fer cerques i de relacionar registres diferents entre si és una porta oberta.

Una porta oberta a campanyes segmentades per públics, a dur a terme una comunicació eficaç i personalitzada per cada membre relacionat amb l’entitat. Una porta oberta a recuperar socis antics, per exemple, o per agrair a determinades persones els anys que fa que estan vinculades amb nosaltres. Una porta oberta a l’impuls de nous projectes a partir del coneixement de la base social, una oportunitat per implementar millores gràcies a qüestionaris de valoració regulars. Una porta oberta, en definitiva, a una nova manera de fer que impulsi l’entitat.

Per tant, si es contempla la base de dades com una eina al servei de comunicació, seria lògic pensar que l’equip de comunicació hauria de voler i poder intervenir-hi. Sobretot  -i més enllà de la important tasca administrativa d’introducció i actualització de dades-, seria especialment interessant poder participar en la fase d’ideació conceptual de la base de dades, ja que això serà determinant per a que sigui una eina veritablement útil.

 

Anuncis