Com evitar la memòria-polvoró (II)

En el post anterior parlava del concepte memòria-polvoró, dels avantatges de fer memòries reduïdes i ja anunciava que donaria algunes claus concretes per aconseguir-ho. Aquí les teniu:

  • 1. LA CLAU ESTÀ EN LA TRIA

Segur que l’organtizació fa moltes coses i que n’hi ha moltes que es fan cada any.

Tot el que fem és important, però cal destinar tantes pàgines a aspectes que es repeteixen d’una memòria a l’altra?

La clau està en la tria, en escollir exactament què volem explicar i quin espai destinem a cada cosa.

Les activitats que es repeteixen cada any no cal explicar-les amb tot detall

Les activitats que es repeteixen cada any no cal explicar-les amb tot detall

  • 2. LA MIDA IMPORTA, PERÒ L’ORDRE TAMBÉ

Sovint caiem en memòries eternes perquè seguim cada any la mateixa manera d’ordenar els conceptes.

Que internament diferenciem entre dos tipus d’activitats o dos tipus de projectes o dues línies d’actuació no significa que necessàriament haguem de presentar així la informació.

No té més sentit crear un apartat de “novetats” que reculli allò més destacable de l’any, sigui quina sigui la seva tipologia? Això ens permetrà ser més exhaustius en aquesta part i explicar amb menys detall la resta d’activitats, projectes o actuacions que fem cada any des de fa una pila d’anys.

Destinar un espai a les novetats ajuda a focalitzar en allò més remarcable

Destinar un espai a les novetats ajuda a focalitzar en allò més remarcable

  • 3. L’ÚS D’INFOGRAFIES

Una imatge val més que mil paraules i una infografia també. De fet, segons com, i en aquest cas, encara més.

Les infografies són interessants per dos aspectes. El primer és que ens ajuden a reduir espai, podem dir el mateix ocupant molt menys que si haguéssim de fer-ho amb text. El segon és que fan la memòria més visual i atractiva i, per tant, menys polvoró.

Les infografies ajuden a reduir espai i a presentar la informació de manera més atractiva

Les infografies ajuden a reduir espai i a presentar la informació de manera més atractiva

  • 4. CAL QUE RESPIRI

Perquè una memòria sigui atractiva i fàcil de digerir no només és important que sigui curta, que tingui informació rellevant i que tingui imatges. També cal que respiri. És preferible allargar una o dues pàgines i posar la informació més espaiada.

Textos esponjats, en lletra clara i llegible, sense paraules supèrflues són imprescindibles. Elements destacats com requadres, titolets i l’ús de negretes o de diferents colors són de gran ajuda també.

La combinació d'infografies, destacats i negretes ajuden a fer la pàgina més atractiva

La combinació d’infografies, destacats i negretes ajuden a fer la pàgina més atractiva

  • 5. REVISAR, REPENSAR, RETALLAR

Fer la memòria no és feina fàcil ni ràpida: cal mirar-la i remirar-la moltes vegades.

Cal deixar reposar la memòria i tornar-nos-la a mirar amb una mirada refrescada fent-nos algunes preguntes com:

  • Es pot expressar millor aquesta idea?
  • S’entén això?
  • És realment necessària aquesta dada?

És important no caure en les trampes de:

  • “ara ja està fet, ho deixo així, ja és tard per canviar-ho”
  • “és igual, no es notarà”

Si cal afegir un element nou ens hem de plantejar immediatament quin altre element s’elimina.

És important donar a llegir la memòria a altres persones. I, sobretot, fins i tot quan ja l’hagis donat per definitiva, cal tornar a fer l’última (i enèsima) lectura per esmenar possibles errors.

Hi estàs d’acord? Trobes a faltar alguna cosa? Tens algun exemple de memòria anual que creguis interessant compartir? Explica-ho en els comentaris!

(Totes les imatges d’exemple són extretes de la memòria 2012-13 dels Lluïsos de Gràcia)

 

Anuncis

Com evitar la memòria-polvoró (I)

La memòria d’una organització, així, tal qual, costa d’empassar.

És com un polvoró. Se suposa que t’hauria d’agradar perquè és típic, tradicional i només passa un cop a l’any, però en canvi, t’ofega una mica. T’ofega encara que tinguis sort i no t’agafi tos amb el polvoró a la boca…

La memòria costa d’empassar fins i tot internament, per què negar-ho? És temut aquell moment en què algú de l’equip deixa caure un “hem de començar a pensar en la memòria”.

I és que la memòria, com els polvorons, és la traca final, una traca final que no ve mai sola. En aquest cas, però, no culmina l’escudella, la carn d’olla, el rostit, les neules i els torrons; sinó que s’afegeix al menú de cada dia: actualitzacions de la web i les xarxes socials, enviament de butlletins, notes de premsa, campanyes de promoció i, potser, fins i tot la revista (si encara hi ha revista, que aquest és un altre tema).

Els que ens dediquem a la comunicació sabem que la memòria és un element important. És el document que recull l’essència de l’entitat, el que visibilitza la feina feta. Però també sabem que molt sovint externament no hi ha qui s’ho empassi.

Aquells documents de 30 i pico pàgines (amb sort) en què la gran majoria són repetides d’un any a l’altre no atrauen ni inciten a la lectura. A més, en els últims anys, per allò de reduir costos, hem passat de memòries a tot color a memòries a dues tintes, cosa que encara les fa més monòtones.

Llavors, per què seguir fent la memòria de sempre?

Els últims dos anys, des dels Lluïsos de Gràcia amb l’ajuda de l’estudi de disseny gràfic Verd Disseny, hem apostat per fer una memòria molt reduïda.

Hem passat de la memòria 2010-11, de 44 pàgines, a la memòria 2011-12 que era en format de gran quadríptic i a l’última, la memòria 2012-13, que és en format de gran tríptic (si, només té 6 pàgines!).

La memòria 2012-13 dels Lluïsos de Gràcia és en format de gran tríptic

La memòria 2012-13 dels Lluïsos de Gràcia és en format de gran tríptic

Hem comprovat els avantatges de fer memòries reduïdes:

  • Economia de missatges: diem menys però diem el que interessa
  • Estalvi econòmic en el cost de maquetació i en cost d’impressió
  • Permeten fer tirades més llargues i acaba servint com un document de presentació de l’entitat
  • En definitiva, les memòries reduïdes són més útils i digeribles

En el proper post donaré algunes claus concretes per evitar la memòria-polvoró.

Curs: Gestió eficaç de les xarxes socials

Les xarxes socials i el seu impacte han fet que la majoria d’empreses i organitzacions socials s’hagin llençat a Facebook i Twitter però tenim les eines i els recursos per treure’n tot el suc?

Després de més de 4 anys gestionant perfils i pàgines institucionals de Facebook i Twitter, he comprovat la importància de tenir una estratègia a la xarxa i seguir una bona planificació. Els propers dimarts 19 i 26 de novembre impartiré el curs Gestió eficaç de les xarxes socials a Aposta, Escola Empresarial Cooperativa, amb l’objectiu de donar claus i eines concretes per a fer una millor gestió de les xarxes.

El curs està adreçat als responsables i tècnics de comunicació de cooperatives, entitats socials, institucions o empreses privades. A més, està pensat perquè cadascú pugui començar a aplicar els coneixements adquirits al seu propi cas fins i tot durant el curs, gràcies al lliurament de material de suport i apartats pràctics. Els alumnes acabaran el curs havent començat ja a definir el seu propi Pla de comunicació a les xarxes socials.

Programa del curs:

Introducció

  1. Tendències a internet
  2. Què són les xarxes socials
  3. Principals xarxes socials, característiques i diferències
  4. Per què la gent està a les xarxes i per què hauríem de ser-hi nosaltres?

Com treure el màxim profit a les xarxes?

  1. Primer de tot, necessitem un pla
  2. Abans de res, fes-te 3 preguntes
  3. Com ha de ser el nostre pla?
  4. Tres consells per una bona estratègia
  5. El Pla de comunicació, pas a pas: definició de públics, definició d’objectius, anàlisi de la competència, passos per assolir els objectius, els missatges, com fer continguts virals, com mesurar l’èxit.
  6. Com carregar-te la imatge corporativa a les xarxes. Evitem-ho!

Facebook i Twitter, aspectes concrets

  1. Característiques principals
  2. Recull de consells per fer-ne promoció
  3. Administrar Facebook i Twitter: eines de gestió
  4. Anàlisi de resultats: eines per mesurar la influència a les xarxes

DADES DEL CURS

Gestió eficaç de les xarxes socials
Dies: Dimarts 19 i 26 de novembre
Horari: De 15:30 a 19:30 hores
Lloc: Aposta SCCL (c. Premià, 15 1a planta – 08014 Barcelona)
(Metro: Plaça de Sants o Sants Estació)
Preus: Diferents preus per a socis i no socis. El curs és pot bonificar per deduir part del cost a les quotes de la Seguretat Social.
Més informació i inscripcions a través de la web d’Aposta

Aposta